O ambiente de trabalho que estimula a produtividade deve:
Ser bonito e organizado
Ninguém se sente motivado a trabalhar em um local feio, sujo, bagunçado ou escuro demais. “A organização visual estimula a criatividade e a inovação”, afirma o especialista em produtividade da consultoria Triad PS Christian Barbosa.
Ser espaçoso
Quanto mais próximas umas das outras as pessoas estiverem, maior a chance de ocorrerem interrupções desnecessárias. “Uma baia próxima da outra pode gerar interferências e desviar a atenção de quem está tentando trabalhar com foco”, exemplifica a consultora em estratégia humana Andrea Piscitelli.
Ser silencioso
Não é que o local de trabalho deve parecer um templo budista ou ter o silêncio sepulcral de uma biblioteca. Mas conversas em excesso e pequenos ruídos podem atrapalhar bastante quem precisa de concentração para cumprir uma tarefa.
“Muitas vezes, as pessoas precisam ter melhores códigos de conduta nestes espaços, como por exemplo: deixar o celular no silencioso ou vibracall, falar num tom de voz moderado ao telefone e, inclusive, quando em conversas presenciais, tentar sair da célula para não atrapalhar os colegas”, afirma Andrea.
Ser clean
Muita informação distrai. “Ambientes muito poluídos visualmente desviam a atenção do olhar quase o tempo todo e, consequentemente, tiram o foco do que é prioridade”, diz Andrea. Mas isso não quer dizer que não é permitido sequer colocar um quadro na parede, ou uma planta em cima da mesa - nada de tão radical - afinal, os ambientes bonitos também estimulam a produtividade.
“Você tem todo o direito de personalizar a sua célula ou mesa, mas lembre-se que menos é mais! Escolha uma foto que te faz feliz, um acessório ou objeto que tenha a sua personalidade e, no mais, trabalhe com a área "limpa" de fatores que lhe distraem”, aconselha Andrea.
Ser “leve”
Pessoas que se respeitam trabalham mais felizes. “Quando o ambiente é leve e respeitoso, as pessoas produzem mais e melhor. E, ao contrário, um clima mais pesado e tenso pode causar perdas de até 20% da produtividade”, diz Andrea.
Ter um volume de interrupções controlado
É claro que, para que um time alcance o sucesso, é preciso que as pessoas se comuniquem bem - e comunicação gera interrupções. Mas se alguém é interrompido o tempo todo, acaba não conseguindo cumprir suas tarefas. Para evitar interrupções desnecessárias, Barbosa recomenda que o maior número de informações possível seja compartilhado e que os novos funcionários sejam devidamente treinados.
“Se o conteúdo está disponível e cada um sabe bem o que é preciso fazer, não há necessidade de os superiores pararem seu trabalho para delegar ou explicar tarefas”. Além disso, ele diz que ter processos e tarefas bem documentados também pode ajudar. “Assim, cada um pode fazer por si próprio”, afirma.
Ter um e-mail eficiente
“Mensagens desnecessárias, nas quais todo mundo é copiado e e-mails que ficam o tempo todo abertos criam um clima de ansiedade. Um volume de informação muito grande também compromete a produtividade”, afirma Barbosa.
Não ter reuniões em excesso
Há problemas e situações em que só é possível chegar a uma solução se todos os envolvidos tomares decisões juntos. Reuniões demais, porém, não contribuem nada para a produtividade de uma equipe, muito pelo contrário. “Quando se reúnem demais, as pessoas acabam sem tempo para executar as suas tarefas. Sem contar aquelas reuniões em que não se chega a lugar nenhum”, diz Barbosa.
Proporcionar o uso eficiente da tecnologia
Não se trata de utilizar equipamentos ultramodernos, mas sim de ferramentas usadas no dia a dia. “São pequenas coisas que podem melhorar. Muitos programas do Windows, por exemplo, tem alguns macetes que quase ninguém conhece e que ‘fazem’ tempo”, conta Barbosa.
Ter um sistema de colaboração
Trata-se de uma ferramenta ou sistema que informe “o que cada um está fazendo e qual é o prazo em que a tarefa deve ser concluída, para que isso não precise ser feito no boca a boca”, explica Barbosa.
Fonte: Exame
