CNJ prepara novas regras para preservação digital de documentos públicos

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) pretende anunciar em 120 dias normas relativas ao armazenamento digital de documentos públicos que deverão ser seguidas pelos cartórios do País. As medidas de preservação do acervo em meio eletrônico estão sendo preparadas pela Comissão Especial para Gestão Documental do Foro Extrajudicial, coordenada pelo juiz Marcelo Berthe. O objetivo é propor ações que recuperem, modernizem e garantam maior agilidade e segurança jurídica aos atos de registro de imóveis.

“Seria prudente aguardar a edição dessas normas, pois elas virão e deverão ser seguidas”, afirma o magistrado em referência aos tabeliões que, antecipadamente, estão migrando os seus acervos documentais em papéis ou microfilmes para meios inteiramente eletrônicos. De acordo com Sérgio Jacomino, Oficial de Registro de Imóveis de São Paulo, milhares de livros de registro e indicadores estão sendo digitalizados em formatos que não seguem qualquer critério ou padrão que garanta à Justiça e ao cidadão os efeitos legais esperados.

“Estão vendendo digitalização sem garantir nenhum tipo de segurança – nem jurídica, nem de preservação documental. E isso está acontecendo descontroladamente”, afirma, acrescentando que sequer as normas baixadas pelo Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) estão sendo observadas. O Plano de Gestão de Risco para preservação dos conteúdos da Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro, que tem boa parte de seu acervo digitalizado em meios eletrônicos, poderá servir para a digitalização do acervo dos cartórios. A avaliação é de Jayme Spinelli Júnior, coordenador de preservação da Fundação Biblioteca Nacional. “Se adaptado, não tenho a menor dúvida que pode servir para o acervo dos cartórios de imóveis”, afirma o especialista.

Os cartórios da região Norte foram escolhidos para iniciar o projeto da Comissão Especial para Gestão Documental do Foro Extrajudicial. Os nove Estados da região, que ocupam 61% do território nacional, se caracterizam pelos frequentes e violentos conflitos fundiários, causados muitas vezes pelo sistema caótico de registro de imóveis. “O registro de imóveis assegura a quem pertence os direitos sobre as terras e até hoje esse sistema se baseia em papel. Na Amazônia, assim como em todo o País, encontramos cartórios com livros se desfazendo, documentos esfarelados, perdidos, e informações imprecisas. O sistema, como um todo, não vem oferecendo a segurança que deveria”, aponta Antonio Carlos Alves Braga Júnior, juiz auxiliar da presidência do CNJ.

Ao todo são 533 cartórios na região. Se as ações nesses Estados derem certo, o trabalho se replicará nas demais regiões brasileiras. A medida faz parte do Plano Nacional de Modernização dos Cartórios da Amazônia Legal, coordenado pelo CNJ. Dentre as medidas que devem ser sugeridas pela Comissão, estão a criação de softwares, informatização de serviços, restauração de livros, capacitação de servidores do Poder Judiciário e serventuários de cartórios e a elaboração de repositórios digitais destinados ao arquivamento desses milhões de documentos.

No ano passado, um Acordo de Cooperação firmado entre o CNJ e o Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária (Incra) resultou no aporte de R$ 10 milhões para custear pesquisa, compra de equipamentos de informática, produção de software de registro eletrônico e a realização de cursos de capacitação.

Fonte: TI Inside