Uma profunda transformação em empresas de todos os portes, bem como nos escritórios prestadores de serviços contábeis, está a caminho. Começou em setembro de 2006, com a emissão da primeira NF-e brasileira autorizada pela Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul.
Além da NF-e, também fazem parte do SPED a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital do ICMS/IPI (EFD-ICMS/IPI), a Escrituração Fiscal Digital das Contribuições PIS/Cofins (EFD-PIS/Cofins), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), o Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur), o Controle Fiscal Contábil de Transição (FCONT) e outros.
Mesmo com todo esse arsenal fiscal digital, a maior parte não percebeu o gigantesco processo de mudanças que está ocorrendo. O SPED, além de atuar fortemente no combate à sonegação e outras fraudes, age como catalizador no processo de introdução do Brasil na Era do Conhecimento.
Para se ter ideia da abrangência das transformações, além dos atuais 600 mil contribuintes emissores de NF-e, em janeiro de 2012, cerca de 2 milhões de empresas estarão obrigadas a participar do SPED Fiscal, seja através dos livros de ICMS/IPI ou PIS/Cofins.
O problema é que estas empresas, em geral sem controles informatizados, enviam informações aos seus contadores (90% dos quais terceirizados) por meio do famoso "envelope pardo", dentro do qual circulam informações sobre documentos fiscais, de forma precária, sem segurança e, muitas vezes, incompletas.
Mesmo que os envelopes cheguem no prazo, e contendo todos os documentos fiscais de entrada e saída, estas informações são insuficientes para geração dos arquivos do SPED Fiscal – seja ICMS/IPI ou PIS/Cofins.
Menos de 1% das empresas já compreendeu que é preciso utilizar a tecnologia para integrar e controlar os processos empresariais no mundo digital: implantaram os EPRs.
Assim, os registros de compras, vendas, estoques, receitas e despesas são utilizados como base para geração do SPED, por meio de módulos fiscais dos próprios ERPs. Ou seja, empresas e contadores trabalham em uma só fonte de dados, gerando maior coerência entre as informações operacionais e fiscais.
Entretanto, há ainda empresas que utilizam apenas as funções de controle operacional do ERP, deixando seus contadores processarem, em sistemas fiscais independentes, os arquivos do SPED. Neste caso, a troca de informações é digital, mas assíncrona, via arquivos.
Para se transmitir o SPED ao fisco, utiliza-se o PVA – Programa Validador. Cada arquivo gerado deve ser submetido, no mínimo, ao PVA para verificação de conformidade do leiaute e de regras fiscais. Recomenda-se também uma análise dos arquivos, sob as óticas fiscal, contábil e empresarial, com o objetivo de detectar incoerências que poderão gerar processos de auditoria fiscal.Esta análise ser realizada por pessoas ou sistemas especializados no cruzamento de informações. DCTF, DIPJ, SPED Contábil, SPED Fiscal, NF-e, NFS-e, Sintegra, DACON, GIA, e muitos outros arquivos fiscais podem (e devem) ser analisados de forma integrada, cruzando as informações entre si, a fim de evitar falhas grosseiras – afinal, é exatamente isso que o fisco irá fazer para detectar erros ou fraudes.
Assim, quase sempre será possível encontrar, ainda que tardiamente, um cadastro errado, um parâmetro desatualizado, um lapso operacional. A questão é: uma vez detectado o problema, como saneá-lo? Na origem operacional do dado ou no arquivo fiscal? Na prática, estes procedimentos de integração são uma das principais fontes de inconsistências nas informações fiscais. Por isto, no mundo pós-SPED, todas as empresas deverão adotar ERP com funcionalidades operacionais e fiscais integradas.
Mas, e as empresas pequenas, que não têm profissionais nem estrutura de TI? Como elas irão manter estes sistemas funcionando? A resposta está nas "Nuvens", os famosos sistemas baseados em tecnologia "Cloud", de forma a integrar operações e controles fiscais em um único banco de dados, através de serviços digitais que poderão ser acessados em qualquer lugar através de computadores e dispositivos móveis.
Assim como as instituições financeiras perceberam que a agência começa dentro de nossas empresas, e criaram os sistemas de internet banking, os contadores devem compreender que seus escritórios começam dentro da empresa. Departamentos de compras, vendas, financeiro e estoque serão usuários, mesmo sem saber, do "Internet Accounting".
A adaptação a esse novo modelo pode levar uma década, tal qual ocorreu no setor bancário. Ou não – depende da percepção da gravidade do risco fiscal por parte das empresas.
Fonte: artigo de Roberto Dias Duarte, administrador de empresas com MBA pelo Ibmec, diretor acadêmico e cofundador da Escola de Negócios Contábeis (ENC) e membro do Conselho Consultivo da Mastermaq Softwares. É autor do livro "Big Brother Fiscal, o Brasil na Era do Conhecimento".
