Por outro lado, muitas empresas não vêm se atentando ao grande número de detalhes que envolvem a emissão das notas eletrônicas e controle posterior de todos os documentos emitidos e, caso não sejam tomados cuidados básicos, isso pode resultar em pesadas multas e penalidades para os empresários. Para piorar o cenário, especialistas apontam que 2011 deve ser o ano em que haverá um grande movimento de fiscalização por parte da Receita Federal.
Para evitar que a sua empresa seja autuada, é preciso estar atento a todo o processo que envolve a Nota Fiscal Eletrônica, principalmente no que diz respeito às validações necessárias e armazenamento, e não apenas à sua emissão e recebimento. É lei: para que seja totalmente regularizada, cada NF-e emitida deve ser enviada para a Secretaria da Fazenda, que verificará se a mesma é válida e autorizará seu envio para quem compra um produto ou toma um serviço.
Já o receptor da nota tem a obrigação de checar a situação de cada Nota Fiscal Eletrônica e caso esteja correta, armazená-la em meios eletrônicos por cinco anos. Vale um alerta: o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) deve ser usado apenas para mercadorias em trânsito, não valendo efetivamente como Nota Fiscal.
O problema é que muitas empresas, tanto emissoras quanto receptoras, estão deixando de lado esse processo de validação, gerando acúmulo de notas problemáticas, e até armazenando DANFE como Nota Fiscal. Outras até fazem a verificação, mas arquivam a NF-e de forma desorganizada, podendo não encontrá-las quando solicitadas por um fiscal. É por essas e outras que muitos acreditam que exista uma “bomba próxima a explodir” no ano que vem com o aumento da fiscalização.
Ainda que o cenário possa parecer pessimista, existem formas de garantir que a empresa que está em dia com seus tributos não seja autuada simplesmente por não ter os documentos corretos. Uma alternativa viável e segura é a terceirização de todo o processo que envolve a verificação e o armazenamento correto destes documentos por empresas especializadas. Por meio de tecnologia da informação, a NF-e emitida é carregada em um portal, que já faz toda a checagem da validade da nota e comunica esse status ao emissor. Feito isso, é enviado um e-mail ao receptor para que ele “baixe” a nota no portal, tornando impossível que ele alegue, posteriormente, que não recebeu o documento. O mesmo serviço confere notas fiscais recebidas e as armazena pelo tempo necessário.
Fique atento aos procedimentos corretos e certifique-se de que sua empresa está dando a devida atenção à Nota Fiscal Eletrônica. Caso haja falha em algum dos processos, não deixe de procurar ajuda para que o problema não se torne ainda maior no futuro. É mais simples do que parece!
Fonte: Renato Lui, sócio diretor da CCDE, para a TI Inside
