Uma das ferramentas mais utilizadas pelas empresas para entrar em contato com os meios de comunicação, o release dificilmente atinge os jornalistas como deveria. Saiba como usá-lo com sabedoria na matéria produzida por Rafael Farias Teixeira para o site da PEGN. 
Diariamente, jornalistas são bombardeados com informações sobre ações empresariais. Mas a maioria desses documentos preparados para a mídia, os press releases, não atinge o alvo e vai parar no lixo — eletrônico ou real. Para causar efeito, o press release deve levar informação precisa, útil e direcionada ao meio de comunicação certo. “As empresas precisam entender que têm de ser seletivas e oferecer dados de qualidade”, afirma Ciro Dias, 53 anos, presidente da Associação Brasileira das Agências de Comunicação (Abracom). Selecionar a informação que será divulgada é o primeiro passo. Nem tudo o que acontece na sua empresa é notícia. Alguns eventos importantes merecem um release: compra de empresa, fusões, resultados financeiros e novas estratégias. Aniversário? Lançamento de produto? “Só se vier com informação importante sobre o negócio. O empreendedor não pode tratar a empresa como uma celebridade que merece sempre aparecer”, afirma Cláudia Fuji, 35 anos, diretora de atendimento da S2, empresa de consultoria e assessoria de comunicação. A participação do empreendimento em eventos pode se tornar um bom assunto se for divulgado o que há de novo. Mas lançamentos específicos são atraentes para um veículo especializado no setor — não para uma revista, jornal ou site de negócios generalista. Em tais casos, ações que tiveram sucesso são mais úteis. Após determinar o motivo do press release, abuse da objetividade. “O título do release tem de ser impactante para chamar a atenção do jornalista”, afirma Cláudia. Mas não pode ser falso, pois o profissional logo perceberá — e se irritará — se não houver conteúdo condizente. “É um erro querer vender algo que não existe ou exagerar nas informações”, afirma Cláudia. “Você está falando para um público exigente.” Tente colocar os dados importantes logo no primeiro parágrafo. “Na hora de divulgar o negócio, é importante trazer números, seja do crescimento, do faturamento ou outros”, diz Cláudia. “Dê a informação de forma concisa e contextualizada”, completa Dias. Por último, lembre-se de conhecer os perfis do veículo e do jornalista que vão receber o release. Isso ajuda a saber que linguagem e tom dar ao texto. E mantenha uma relação constante com a imprensa. “É essencial criar um programa de relacionamento com os jornalistas e manter uma política consistente de comunicação”, afirma Dias. Em muitos casos, é melhor oferecer uma notícia exclusiva para um veículo que a abordará com maior cuidado do que enviá-la para diversos meios que falarão apenas algumas palavras. Roteiro Básico
2. O Press Release O Press Release deve ser escrito como você quer que ele apareça em uma notícia de jornal.
3. Informe os 5 itens:
Quem, o que, quando, onde, porquê e como. Em seguida, considere os seguintes pontos.
- O tamanho de um Press Release deve ser de no máximo uma página.
- Quanto mais atrativo for seu Press Release, maiores as probabilidades de ser selecionado. Descubra o que pode atrair um leitor.
4. Inclue informações sobre a empresa Quando um jornalista recebe seu Press Release, ele logicamente quer mencionar a empresa na notícia. Jornalistas podem obter as informações sobre a empresa nesta seção.
5. Junte as seções Forneça alguns links adicionais que se referem a seu Press Release.
6. Adicione informações de contato Se o seu Press Release for considerado para publicação, os jornalistas vão querer mais informações.
Diariamente, jornalistas são bombardeados com informações sobre ações empresariais. Mas a maioria desses documentos preparados para a mídia, os press releases, não atinge o alvo e vai parar no lixo — eletrônico ou real. Para causar efeito, o press release deve levar informação precisa, útil e direcionada ao meio de comunicação certo. “As empresas precisam entender que têm de ser seletivas e oferecer dados de qualidade”, afirma Ciro Dias, 53 anos, presidente da Associação Brasileira das Agências de Comunicação (Abracom). Selecionar a informação que será divulgada é o primeiro passo. Nem tudo o que acontece na sua empresa é notícia. Alguns eventos importantes merecem um release: compra de empresa, fusões, resultados financeiros e novas estratégias. Aniversário? Lançamento de produto? “Só se vier com informação importante sobre o negócio. O empreendedor não pode tratar a empresa como uma celebridade que merece sempre aparecer”, afirma Cláudia Fuji, 35 anos, diretora de atendimento da S2, empresa de consultoria e assessoria de comunicação. A participação do empreendimento em eventos pode se tornar um bom assunto se for divulgado o que há de novo. Mas lançamentos específicos são atraentes para um veículo especializado no setor — não para uma revista, jornal ou site de negócios generalista. Em tais casos, ações que tiveram sucesso são mais úteis. Após determinar o motivo do press release, abuse da objetividade. “O título do release tem de ser impactante para chamar a atenção do jornalista”, afirma Cláudia. Mas não pode ser falso, pois o profissional logo perceberá — e se irritará — se não houver conteúdo condizente. “É um erro querer vender algo que não existe ou exagerar nas informações”, afirma Cláudia. “Você está falando para um público exigente.” Tente colocar os dados importantes logo no primeiro parágrafo. “Na hora de divulgar o negócio, é importante trazer números, seja do crescimento, do faturamento ou outros”, diz Cláudia. “Dê a informação de forma concisa e contextualizada”, completa Dias. Por último, lembre-se de conhecer os perfis do veículo e do jornalista que vão receber o release. Isso ajuda a saber que linguagem e tom dar ao texto. E mantenha uma relação constante com a imprensa. “É essencial criar um programa de relacionamento com os jornalistas e manter uma política consistente de comunicação”, afirma Dias. Em muitos casos, é melhor oferecer uma notícia exclusiva para um veículo que a abordará com maior cuidado do que enviá-la para diversos meios que falarão apenas algumas palavras. Roteiro BásicoO site Exame Hosting escreveu um tutorial muito interessante para quem pretende escrever um press release, o qual reproduzo abaixo:
1. O título
O título, ou seja, a primeira frase agarra o leitor e diz quem, o que, quando, onde, porquê e como. Em seguida, crie um subtítulo.- O título do Press Release deve ser breve, claro e direto ao ponto. Use os títulos e sub-titúlos do seu Press Release como versões compactas de todo o conteúdo do Press Release.
- Geralmente, títulos de um Press Release devem ter o estilo de uma notícia ou de um anuncio, com o fim de atrair leitores e jornalistas. Pode descrever a última conquista de uma organização, um novo evento, um novo produto ou serviço. Por exemplo, "Empresa XYZ anuncia Parceria estratégica com Empresa ABC"
- Títulos são escritos em negrito e são tipicamente muito maior em tamanho do que o texto do Press Release. Os títulos incluem o uso de tempo presente, sem usar "um", "o" ou "a", bem como formas do verbo "ser" em certos contextos.
2. O Press Release O Press Release deve ser escrito como você quer que ele apareça em uma notícia de jornal.
- Comece com a data e cidade para a qual o Press Release é originado (por exemplo: 6 de abril 2008, São Paulo -)
- O Press Release deve ser compacto. Evite usar longas frases e parágrafos. Evite repetições e uso extenso de gramática.
- O primeiro parágrafo (duas a três frases) deve ser um resumo do Press Release e o resto deve ser mais detalhado. Nem jornalistas nem outros leitores iria ler todo o Press Release, se o início do artigo, não gera interesse.
- Lida com fatos reais - eventos, produtos, serviços, pessoas, alvos, objetivos, planos, projetos. Tente fazer o máximo uso destes fatos reais. Um método simples para escrever um Press Release eficaz é fazer uma lista de itens.
3. Informe os 5 itens:
Quem, o que, quando, onde, porquê e como. Em seguida, considere os seguintes pontos.
- Qual é a notícia?
- Por que isso é notícia?
- As pessoas, produtos, itens, datas e outros aspectos relacionados com a notícia.
- O objetivo da notícia.
- Sua empresa - a fonte desta notícia.
- O tamanho de um Press Release deve ser de no máximo uma página.
- Quanto mais atrativo for seu Press Release, maiores as probabilidades de ser selecionado. Descubra o que pode atrair um leitor.
4. Inclue informações sobre a empresa Quando um jornalista recebe seu Press Release, ele logicamente quer mencionar a empresa na notícia. Jornalistas podem obter as informações sobre a empresa nesta seção.
- O título da seção deve ser - Sobre EMPRESA XYZ
- Após o título, use um parágrafo ou dois para descrever sua empresa com 5 a 6 linhas cada. O texto deve descrever a empresa, o ramo de negócio e a política da empresa. Muitas empresas já têm um brochuras profissionais, apresentações, planos de negócio, etc. Este texto introdutório pode ser colocado aqui.
- Ao final desta seção, informe o endereço do seu site. O link deve ser o URL completo, por exemplo:http://www.empresa.com.br. As empresas que mantenham uma página separada para mídia em seus sites devem usar este URL aqui. A página de mídia normalmente tem informações de contato e Press Kits.
5. Junte as seções Forneça alguns links adicionais que se referem a seu Press Release.
6. Adicione informações de contato Se o seu Press Release for considerado para publicação, os jornalistas vão querer mais informações.
Se possível, informe uma pessoa responsável para contato direto. Caso contrário, você informe seu departamento de MÍDIA/RP na seção CONTATO. Se você não tem uma equipe dedicada para esta função, terá de nomear alguém que irá funcionar como uma ligação entre a mídia e sua empresa.
dados de contatos devem ser limitados e específicos para o seu Press Release. Os dados devem incluir:
- O nome oficial da empresa
- Departamento Mídia/RP e nome da pessoa para contato
- Endereço comercial
- Números de telefone/Fax
- Disponibilidade de horários
- Endereços E-mail
- Endereço do Website
- Sinal do fim do Press Release com três símbolos #, centrada diretamente por baixo da última linha do Press Release.
